¿ Como elegir el mejor organizador de eventos ?

¿ Como elegir el mejor organizador de eventos ?

No es difícil encontrar una compañía de gestión de eventos o organizador de eventos Barcelona de eventos independientes – hay cientos, pero ¿cómo elegir cuál?

Antes de hacer cualquier cosa, usted debe establecer los objetivos de su evento. ¿Qué mensajes quiere comunicar? ¿Cuál es el objetivo final? Es bueno tener una idea del presupuesto en mente también.

Una vez que haya determinado estos elementos fundamentales, es el momento de elegir a un profesional de eventos que puede proveerle la organización eventos Barcelona y ayudarle a alcanzar sus objetivos generales del evento.

Aquí hay 5 preguntas que debe hacer al momento de contratar un planificador de eventos para asegurarse de obtener el correcto para el trabajo…

1. ¿Cuáles son sus áreas de especialización?

Para averiguar si su planificador de eventos elegido es una buena opción para su organización y evento, pregúnteles en qué tipo de eventos que trabajan. Si ellos suelen organizar eventos de empresa a empresa, por ejemplo, estos podrían no ser la mejor opción para su evento de empresa a consumidor. Por otro lado, si usted tiene una empresa de tecnología y el planeador posee una gran cantidad de experiencia trabajando con empresas del sector tecnológico, es probable que tenga una buena comprensión de sus necesidades.

2. ¿Qué servicios ofrecen?

Es importante saber cuáles son los servicios del planificador de eventos que va a contratar para asegurarse de que pueden manejar totalmente sus necesidades. ¿Usted los necesita para encontrar un lugar, organizar catering, servicios audiovisuales, el transporte, el alojamiento, el personal, contratar traductores o interpretes? ¿Tienen una lista preferida de lugares y proveedores con los que ha trabajado estrechamente en el pasado? Un buen planificador de eventos ha establecido relaciones y puede ayudar a ofrecer ofertas que no podría conseguir por usted mismo.

3. ¿Qué se incluye en la tarifa?

Es importante establecer los honorarios de su organizador de eventos Barcelona por adelantado, así no hay sorpresas desagradables más adelante. Usted debe preguntar cómo se cobra; una tarifa fija, tarifa por hora, porcentaje, el coste por persona. ¿Habrá un cargo adicional por el personal de apoyo? ¿Están incluidos los gastos de viaje, o serán facturados por separado? ¿Se marcan los costos de los proveedores de terceros o se recibirán las comisiones de proveedores directa o indirectamente?

4. ¿Quién va a estar trabajando en su evento?

Usted querrá saber quién es su contacto en el día a día. Otras preguntas que hacer son: ¿Habrá un equipo de personas trabajando en mi caso o sólo uno? ¿Hay opción de cambio o apoyo si esa persona no está disponible o no es lo que busco? ¿Hay un límite en el número de reuniones que podemos tener antes del evento? Si es así, ¿cuánto debo pagar por las sesiones adicionales?

5. ¿Cómo van a proteger su evento?

Su planificador de eventos debe estar al día con todas las últimas regulaciones de salud y seguridad y estar familiarizado con la realización de evaluaciones de riesgo específicas para cada evento. Deben tener su propio seguro de responsabilidad y deben asegurar que todos los proveedores de eventos también estén asegurados adecuadamente.

En conclusión

Asegúrese de entrevistar y evaluar a planificadores diferentes antes de hacer su elección. Estas preguntas le ayudarán a separar lo bueno de lo malo para darle un sentido de su profesionalidad y su pasión. Pero tal vez lo más importante es que usted debe contratar a alguien que le guste – el gestor de evento será su nuevo mejor amigo, que trabajará estrechamente con usted en el período previo al gran día.